´Kort´ verslag bestuursvergadering 12-12

Hieronder volgt weer een verkorte weergave van de punten die besproken zijn op de afgelopen bestuursvergadering. Heb je vragen of opmerkingen, schroom dan niet om contact op te nemen via bestuur@synergo.nl

Vrijwilligersfeest:
Op zaterdag 28 januari wordt het jaarlijkse vrijwilligersfeest gehouden. De organisatie hiervan wordt uitbesteed aan ouders. Enkele ouders hebben toegezegd hierin iets te willen doen, maar het organisatiecomité is nog niet groot genoeg. We zijn dus nog op zoek naar extra ouders.

Statutenwijziging:
Er heeft een oproep gestaan op de site om te reageren op de statutenwijziging. Dit was om de leden die niet op de extra Ledenvergadering aanwezig waren de kans te geven een en andere nog door te nemen en hun eventuele opmerkingen door te geven. Er is één opmerking van tekstuele aard binnen gekomen. De statuten zijn daarmee goed gekeurd en gaan nu naar de notaris.
In het huishoudelijk reglement worden ook enkele dingen gewijzigd als aanvulling op deze statutenwijziging. Deze veranderingen worden op de eerstvolgende reguliere Ledenvergadering voorgelegd.

Financiën en begroting:
Op de extra ledenvergadering is ook de begroting voor het jaar 2012 besproken. Naar aanleiding van deze vergadering is één wijziging doorgevoerd: de rommelmarkt is p.m. gezet, omdat het binnen te halen bedrag ieder jaar onzeker is en op dit moment de organisatie van de rommelmarkt ook nog niet zeker is. Wij streven er echter wel naar om de rommelmarkt te handhaven, want het is ieder jaar weer een mooie bron van inkomsten.
Er blijkt een achterstand van €6000,- te zijn op de contributiebetaling. Dit ligt vooral aan het feit dat het rappelleren niet helder was afgestemd en dus gedeeltelijk achterwege is gebleven. Dit is nu wel op orde. Verder wordt de mogelijkheid van automatische incasso onderzocht. Ook de mogelijkheid van het incasseren van de kantinebriefjes wordt daarbij onderzocht.
Het openstaande bedrag van de kantinebriefjes is inmiddels teruggebracht naar rond de 700 euro. Dat is een enorme stap voorwaarts, maar we zijn er nog niet.

Combinatiefunctionaris:
Synergo heeft samen met HKC voor 0,4 fte een combinatiefunctionaris (CF) toegewezen gekregen. Dit is iemand die in dienst is bij de VSU, maar werkzaamheden verricht voor de diverse sportclubs. De CF wordt gedeeltelijk binnen de club ingezet en zal daarnaast trainingen en clinics op scholen gaan geven. De komende twee weken wordt gekeken naar een verdere invulling van deze functie. Een combinatie met de badminton is mogelijk.

Commissies e.d.:
TC:
De TC heeft in haar nieuwe samenstelling een goede rolverdeling gevonden. De teams zijn over het algemeen goed gevuld, er zijn weinig moeilijkheden op wedstrijdsecretarisniveau. De verschilledne roulatieschema´s voor de trainers loopt goed.
JTC:
 In januari komt er een trainersavond speciaal gericht op de trainers van de jongste jeugd. Overige opleidingen en cursussen zullen na de zomer starten. De organisatie van het tweede deel van de clinic bij TOP (S) wordt opgepakt.
Het begeleiden van de (jongere) trainers is een punt van aandacht, maar wordt opgepakt.
Technisch beleid:
Er is gesproken over een werkwijze om te komen tot een integraal technisch beleid. JTC en TC werken al samen op trainingsschema en inzet trainers. Nu is het tijd om te kijken naar andere aspecten zoals trainersbegeleiding en sportcultuur. Oskar maakt hier een voorstel voor.
Accommodatie:
Met de gemeente wordt gekeken naar het snoeiwerk rondom het terrein. Verder wordt dit winterseizoen de kantine van binnen opgeknapt, zo komt er bijvoorbeeld een tassenrek. Ook naar het schilder- en opruimwerk wordt gekeken. Er moet een inventarisatie komen van de onderhoudskosten, er zullen o.a. kosten zijn voor het repareren van het dak.
Scheidsrechters:
De werkgroep masterplan Arbitrage heeft een mooi plan afgeleverd om in de toekomst meer scheidsrechters en beoordelaars te kunnen gaan leveren. Nu moet er gezocht gaan worden naar uitvoerders van dit plan.
Communicatie:
Er is besloten de Synopsis voortaan zonder wedstrijdprogramma uit te brengen. De verschijningsdatum loopt steeds vertraging op doordat het KNKV erg laat is met het wedstrijdprogramma en vervolgens komen er toch altijd nog wijzigingen. Het zal ook behoorlijk in de druk- en wellicht verzendkosten schelen. Het wedstrijdprogramma wordt via de site in een afdrukbare vorm verspreid (in PDF-formaat) en er zullen enkele exemplaren in de kantine komen te liggen.
Werving:
De diverse wervingsactiviteiten lopen goed: zowel de Burendag in Ondiep als de Kangoeroedag op ons eigen veld was goed bezocht. Naar aanleiding van de Burendag is er geflyerd. Ook hebben we in samenwerking met het KNKV enkele trainingen verzorgd op de Shri Krishnaschool in Ondiep. Ook daar is een follow-up geweest met flyers.
Activiteiten:
Sinterklaas was drukker bezocht dan ooit te voren en het was erg gezellig. Vooral voor de jeugd zijn er erg veel activiteiten opgezet: Kerstvieringen, een Valentijnsfeest, Paaseieren zoeken. Voor de hele club volgt in het voorjaar Synergo´s got talent. De Full Moon Party was ook erg geslaagd. De opkomst vanuit andere verenigingen was (deels door omstandigheden) helaas nog erg laag.
Sponsorcommissie:
Er is een clubprofiel in de maak en de winkeliers op Winkelcentrum De Gaard en Winkelcentrum Overvecht worden actief benaderd voor sponsoring. Er moet dit seizoen nog een activiteit (zoals eerder de Lotto-actie en het sponsorschieten) opgezet gaan worden. Ook wordt er gekeken naar iemand buiten de sponsorcommissie die het beheer van de kleding op zich wil nemen. Dit kost nu verhoudingsgewijs te veel tijd.